Was eine Ausschreibung von einer Anfrage unterscheidet
Bei einer gewöhnlichen Anfrage fragen wir einige Lieferanten nacheinander. Bei einer Ausschreibung bekommen alle dieselben Angaben, dieselben Bedingungen und dieselbe Frist – und die Angebote werden nach denselben Maßstäben ausgewertet.
Der Unterschied wirkt formal, hat aber einen handfesten Effekt: Lieferanten wissen, dass sie im Wettbewerb stehen und dass nachverhandelt nicht wird. Das schlägt sich im ersten Angebot nieder.
Der Ablauf
- Daten aufbereiten. Alle Abnahmestellen mit Verbrauch, Marktlokations-Identifikationsnummer, Vertragsende; bei Leistungsmessung die Lastgänge. Das ist der aufwendigste Schritt und entscheidet über die Qualität der Angebote.
- Bedingungen festlegen. Laufzeit, gewünschtes Beschaffungsmodell, Preisgarantie, Toleranzband für Mehr- und Mindermengen, gegebenenfalls Herkunftsnachweise.
- Anfrage versenden mit einheitlicher Frist an alle Lieferanten.
- Rückfragen sammeln und beantworten – die Antwort geht an alle, damit niemand einen Wissensvorsprung hat.
- Angebote auswerten. Nicht nur Arbeitspreis: Grundpreis, Leistungspreis, Umfang der Preisgarantie, Regelungen für Abweichungen.
- Auswertung vorlegen – Sie bekommen die Übersicht aller Angebote mit Empfehlung, nicht nur den Gewinner.
- Vertragsabschluss und Wechsel.
Wie lange es dauert
Von vollständigen Daten bis zur Auswertung meist zwei bis vier Wochen, je nachdem, welche Frist wir den Lieferanten setzen. Zu kurze Fristen kosten Angebote, zu lange kosten Aktualität – Energiepreise bewegen sich täglich.
Rechnen Sie davor Zeit für die Datenaufbereitung ein. Bei vielen Abnahmestellen ist das der längere Teil. Insgesamt sollten Sie vier bis sechs Monate vor Vertragsende beginnen.
Was wir von Ihnen brauchen
- Liste aller Abnahmestellen: Zählernummer, Marktlokations-Identifikationsnummer, Adresse, Jahresverbrauch
- Vertragsende je Stelle
- bei registrierender Messung: Lastgang der letzten zwölf Monate
- gewünschte Laufzeit und Beschaffungsmodell, falls Sie eine Vorstellung haben
- besondere Anforderungen: Herkunftsnachweise, Abrechnungsform, Sammelrechnung
Woran Ausschreibungen scheitern
- Unvollständige Datenlage. Fehlt eine Abnahmestelle, muss nachverhandelt werden – und der Wettbewerbsdruck ist weg.
- Zu späte Vorbereitung. Wer vier Wochen vor Vertragsende anfängt, kann nicht mehr warten, wenn der Markt gerade ungünstig steht.
- Unklare Bedingungen. Wenn Lieferanten unterschiedlich verstehen, was gefragt ist, sind die Angebote nicht vergleichbar.
- Ungleiche Vertragsenden. Solange die Stellen zu verschiedenen Terminen auslaufen, lässt sich nicht die volle Menge verhandeln.
Für öffentliche Auftraggeber
Was hier beschrieben wird, ist eine Ausschreibung im wirtschaftlichen Sinn – nicht ein förmliches Vergabeverfahren nach Vergaberecht. Wir begleiten keine Vergabeverfahren und treten nicht als Bieter auf.
Ob Ihre Beschaffung vergaberechtlich gebunden ist, entscheidet der geschätzte Auftragswert und Ihre interne Regelung. Das prüfen Sie bitte vor der Anfrage.
Was Sie am Ende bekommen
Eine Übersicht aller eingegangenen Angebote mit Gesamtkosten für Ihre Menge, dazu die Unterschiede bei Preisgarantie, Laufzeit und Nebenbedingungen – und eine begründete Empfehlung. Die Entscheidung treffen Sie.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Manuel Markovic, Regionalleiter. Profil ansehen
Dieser Beitrag gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.